Ejercicio No 1
En Excel 2007 y 2010 puedes llevar a cabo la acción denominada Validación, que consiste en fijar unos límites a los datos de una hoja electrónica, bien referidos a una celda, a una fila o columna, bien en relación a datos de tipo número, texto o formula. Te servirá para evitar introducción de datos erróneos.
Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las celdas de los importes a transferir.
De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado validación.
Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos arriba a la derecha. Vas a seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según el ejemplo comentado arriba.
Pasos:
1. Abre una hoja de Excel en blanco.
2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe y en C1: N Cuenta Banco.
3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.
4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 1800, 1700, 1800, como ves el tope de pago de salarios es 2000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una cifra mayor o igual a 2000 y también si es menor a 1000, Excel te avise.
5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo puedes dejar en blanco.
6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.
7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña Datos.
8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el triángulo negro de la derecha elige Numero entero.
9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.
10. Después escribe Mínimo 1000 y Máximo 1999.
11. Aceptar.
En el hoja electrónica sitúate en cualquiera de las celdas con cifras y escribe una cifra mayor o igual a 2000, por ejemplo 2022.
Aparece una nueva ventana en la que te indica que no es posible introducir ese valor, el dato no pertenece a lo indicado en la Validación. Si pulsas en el botón Reintentar te sitúa en la celda y a menos que escribas una cifra inferior a 2000 te seguirá dando error. Ahora vas a personalizar el mensaje que se muestra al dar de alta una Validación, siguiendo los pasos siguientes:
· Vuelve a pulsar en Validación de datos, sitúate en la pestaña Mensaje de error.
· Deja marcada como esta por defecto la casilla: Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.
· Debajo de estilo despliega pulsando en el triángulo negro y escoge por ejemplo Grave, (si escogieses alguno de las otras dos opciones el dato puede ser cambiado, ya que solo te mostrará un mensaje de advertencia o información pero permite introducir datos).
· En la siguiente opción que se te presenta llamada Título, escribe como quieres que se llame la alerta, por ejemplo Ojo!.
· A continuación debajo de Mensaje de error escribe: No mayor a 1999 y no menor a 1000.
· Pulsa en Aceptar.
Si intentas introducir el dato nuevamente no te deja y además te aparece el mensaje especificado anteriormente.
Para borrar la Validación, selecciona las celdas con valores y pulsa en Validación de datos haz clic en el botón Borrar todos que está situado abajo a la izquierda de la ventana.
Puedes practicar la validación de datos con diferentes alertas tanto de números como de datos o fórmulas en función de las necesidades que te surjan.
Ejercicio No 2
Hola a todos, hoy os explicare como podemos validar datos que introduzcamos en una hoja de excel, vale tanto para excel 2007 como para excel 2010.
Validar datos en excel es muy útil ya que nos permite que el usuario o nosotros mismos, nos aseguremos de que los datos se introducen son correctos.
Por ejemplo, para una factura en cantidad de un producto, solo podamos meter datos numéricos positivos y no una cadena de texto o algún numero negativo.
Vamos a ver un ejemplo practico. En la siguiente imagen mostramos una pequeña factura de un negocio de reparaciones (algunos campos están completados a partir de formulas).
Nuestro objetivo sera validar los datos que se encuentran en la columna “unidades” para que al realizar el calculo en la columna importe, no nos de ningún error. En este caso vamos a indicar que el numero de unidades deba ser un entero positivo, siendo el mínimo 1.
Para validar los datos, primero seleccionaremos el rango de celdas que queremos validar, pinchamos en la pestaña Datos -> validación de datos (en el apartado de herramientas de datos).
Nos aparecerá esta ventana.
En la pestaña Configuración, indicaremos que tipo de datos (entero, decimal, fecha, etc) y lo que debe cumplir para que se acepte en la hoja excel (mayor que, menor que, entre, igual a, etc), si no se cumple, excel nos mostrara una ventana de error diciendo que ese dato introducido no es valido.
Para nuestro caso seleccionaremos en Permitir, numero entero (si se introduce algo que no sea un entero, saltara el error), en Datos, mayor o igual que (esto hará que solo aceptara el valor que sea mayor o igual al introducido) y en Mínimo, escribimos un 1 (en caso de que sea menor a este numero nos saltara el error).
También podemos seleccionar la opción “omitir blancos”, si la seleccionamos, en caso de dejar una celda del rango vació, no nos saltara el error, pero si la deshabilitamos y dejamos una celda vacía si nos saltara el error.
NOTA: si en lugar de un 1 hubiéramos puesto un 0, esta opción no tiene utilidad ya que se supone que cuando una celda es nula es como si tuviera un 0.
Vemos que si introducimos un valor erróneo, nos aparecerá esta ventana. Veremos un poco mas adelante como personalizar esta ventana.
En la pestaña Mensaje de entrada de la ventana que nos aparece al pinchar en la validación de datos, nos permite indicar con un simple texto que es lo que debe introducirse en la celda, esto es muy útil, en caso de terceros ya que ellos no saben en principio, las restricciones impuestas.
Simplemente ponemos un titulo y el mensaje con la condicion que debe cumplir el valor de la celda.
Al tener seleccionada una celda del rango con esa restricción nos mostrara el mensaje que hemos escrito.
En la pestaña
Mensaje de error, nos permite personalizar el mensaje que aparece cuando insertamos un dato que no es correcto. Lo único que debemos hacer es insertarle un titulo, un mensaje y seleccionar el tipo de error.
Los tipos de errores pueden modificar el comportamiento a la hora de introducir los datos:
- Detener: si se inserta un dato no valido, nos obliga a que insertemos un dato valido para la celda.
- Advertencia: si se inserta un dato no valido, nos informa de que no es valido, pero no nos obliga a que insertemos un dato valido.
- Información: si se inserta un dato no valido, nos informa del dato no es valido, es como el anterior pero algo mas simple.
