Taller 23 de abril

Funciones

Las funciones son fórmulas predeterminadas. En este ejercicio de Excel de funciones básicas vamos a practicar el uso de las siguientes funciones:

SUMAR: nos permite hacer una suma de varias celdas.

CONTAR: nos permite contar el número de celdas con números de un rango.

PROMEDIO: nos permite hacer la media aritmética de un conjunto de celdas.

CONTAR.SI: nos permite contar el número de celdas que cumplen una condición.

PROMEDIO.SI: nos permite hacer la media de un conjunto de celdas que cumplen una condición.

SUMAR.SI: nos permite hacer una suma de valores dependiendo del valor de las celdas. Es decir, una suma condicional.

La tabla de datos sobre la que vamos a trabajar es la siguiente:

A través de esta tabla queremos obtener los siguientes resultados:

• Número de comerciales de la lista. Utiliza la función CONTAR.
• Edad media de los comerciales. Utiliza la función PROMEDIO.
• Jornada media de los empleados. Utiliza la función PROMEDIO.
• Suma de las ventas realizadas. Utiliza la función SUMA.
• Número de comerciales en el departamento 1 (Dept1). Utiliza la función CONTAR.SI.
• Media de edad de los comerciales del departamento 2 (Dept2). Utiliza la función PROMEDIO.SI.
• Suma de las ventas de los empleados del departamento 3 (Dept3). Utiliza la función SUMA.SI.
• Suma de las ventas de los empleados del Departamento 4 y 5 (Dept4 y Dept5). Utiliza la función SUMA.SI dos veces.
• Media de las ventas de los empleados mayores de 40 años. Utiliza la función PROMEDIO.SI.
• Media de la jornada de los empleados que venden más de $ 1.500. Utiliza la función PROMEDIO.SI.
• Suma de las ventas mayores de $ 1.200. Utiliza la función SUMAR.SI.

Algunas funciones útiles

SUMA: devuelve la suma de los argumentos. PROMEDIO devuelve el promedio de los argumentos.

MAX: devuelve el número mayor incluido dentro de un rango. MIN devuelve el número menor incluido dentro de un rango.

JERARQUÍA: devuelve la jerarquía de un valor con respecto a los demás que conforman una lista.

SI: evalúa una condición y devuelve un resultado que depende de la verdad o falsedad de la condición.

Ejemplo:

Aplicación de la función MAX.

Para hallar el número máximo contenido en este conjunto de celdas habría que escribir en la celda G15 (o cualquier otra ubicada fuera del rango):

= MAX(B3:G13)

Uso del cuadro de nombres

En algunos casos conviene asignarle un nombre al rango para luego utilizarlo como argumento de una función.

Seleccione el rango, luego escriba un nombre en el “cuadro de nombres” y presione la tecla enter. 

Entonces la nueva versión de la fórmula utilizada en el ejemplo anterior sería la siguiente:

= MAX(RANGOA)

Taller 16 de Abril

Realizar una tabla con 15 animales con sus IDs, Nombres, Descripciones y Foto de cada uno. Las  dos primeras columnas deben estar centradas horizontal y verticalmente. La columna de la Descripción debe estar "Ajustada al texto" y Alineada a la izquierda. A continuación se muestra una foto de como debe quedar:

Taller 12 de Marzo

Ejercicio No 1

En Excel 2007 y 2010 puedes llevar a cabo la acción denominada Validación, que consiste en fijar unos límites a los datos de una hoja electrónica, bien referidos a una celda, a una fila o columna, bien en relación a datos de tipo número, texto o formula. Te servirá para evitar introducción de datos erróneos.

Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las celdas de los importes a transferir.

De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado validación.

Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos arriba a la derecha. Vas a seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según el ejemplo comentado arriba.

Pasos:

1. Abre una hoja de Excel en blanco.

2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe y en C1: N Cuenta Banco.

3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.

4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 1800, 1700, 1800, como ves el tope de pago de salarios es 2000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una cifra mayor o igual a 2000 y también si es menor a 1000, Excel te avise.

5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo puedes dejar en blanco.

6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.

7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña Datos.

8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el triángulo negro de la derecha elige Numero entero.

9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.

10. Después escribe Mínimo 1000 y Máximo 1999.

11. Aceptar.

En el hoja electrónica sitúate en cualquiera de las celdas con cifras y escribe una cifra mayor o igual a 2000, por ejemplo 2022.

Aparece una nueva ventana en la que te indica que no es posible introducir ese valor, el dato no pertenece a lo indicado en la Validación. Si pulsas en el botón Reintentar te sitúa en la celda y a menos que escribas una cifra inferior a 2000 te seguirá dando error. Ahora vas a personalizar el mensaje que se muestra al dar de alta una Validación, siguiendo los pasos siguientes:

· Vuelve a pulsar en Validación de datos, sitúate en la pestaña Mensaje de error.

· Deja marcada como esta por defecto la casilla: Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.

· Debajo de estilo despliega pulsando en el triángulo negro y escoge por ejemplo Grave, (si escogieses alguno de las otras dos opciones el dato puede ser cambiado, ya que solo te mostrará un mensaje de advertencia o información pero permite introducir datos).

· En la siguiente opción que se te presenta llamada Título, escribe como quieres que se llame la alerta, por ejemplo Ojo!.

· A continuación debajo de Mensaje de error escribe: No mayor a 1999 y no menor a 1000.

· Pulsa en Aceptar.

Si intentas introducir el dato nuevamente no te deja y además te aparece el mensaje especificado anteriormente.

Para borrar la Validación, selecciona las celdas con valores y pulsa en Validación de datos haz clic en el botón Borrar todos que está situado abajo a la izquierda de la ventana.

Puedes practicar la validación de datos con diferentes alertas tanto de números como de datos o fórmulas en función de las necesidades que te surjan.

Ejercicio No 2

Hola a todos, hoy os explicare como podemos validar datos que introduzcamos en una hoja de excel, vale tanto para excel 2007 como para excel 2010.

Validar datos en excel es muy útil  ya que nos permite que el usuario o nosotros mismos, nos aseguremos de que los datos se introducen son correctos.

Por ejemplo, para una factura en cantidad de un producto, solo podamos meter datos numéricos positivos y no una cadena de texto o algún numero negativo.

Vamos a ver un ejemplo practico. En la siguiente imagen mostramos una pequeña factura de un negocio de reparaciones (algunos campos están completados a partir de formulas).

Nuestro objetivo sera validar  los datos que se encuentran en la columna “unidades” para que al realizar el calculo en la columna importe, no nos de ningún error. En este caso vamos a indicar que el numero de unidades deba ser un entero positivo, siendo el mínimo 1.

Para validar los datos, primero seleccionaremos el rango de celdas que queremos validar, pinchamos en la pestaña Datos -> validación de datos (en el apartado de herramientas de datos).

Nos aparecerá esta ventana.

En la pestaña Configuración, indicaremos que tipo de datos (entero, decimal, fecha, etc) y lo que debe cumplir para que se acepte en la hoja excel (mayor que, menor que, entre, igual a, etc), si no se cumple, excel nos mostrara una ventana de error diciendo que ese dato introducido no es valido.

Para nuestro caso seleccionaremos en Permitir, numero entero (si se introduce algo que no sea un entero, saltara el error), en Datos, mayor o igual que (esto hará que solo aceptara el valor que sea mayor o igual al introducido) y en Mínimo, escribimos un 1 (en caso de que sea menor a este numero nos saltara el error).

También podemos seleccionar la opción “omitir blancos”, si la seleccionamos, en caso de dejar una celda del rango vació, no nos saltara el error, pero si la deshabilitamos y dejamos una celda vacía si nos saltara el error.

NOTA: si en lugar de un 1 hubiéramos puesto un 0, esta opción no tiene utilidad ya que se supone que cuando una celda es nula es como si tuviera un 0.

Vemos que si introducimos un valor erróneo, nos aparecerá esta ventana. Veremos un poco mas adelante como personalizar esta ventana.

En la pestaña Mensaje de entrada de la ventana que nos aparece al pinchar en la validación de datos, nos permite indicar con un simple texto que es lo que debe introducirse en la celda, esto es muy útil, en caso de terceros ya que ellos no saben en principio, las restricciones impuestas.

Simplemente ponemos un titulo y el mensaje con la condicion que debe cumplir el valor de la celda.

Al tener seleccionada una celda del rango con esa restricción nos mostrara el mensaje que hemos escrito.

En la pestaña Mensaje de error, nos permite personalizar el mensaje que aparece cuando insertamos un dato que no es correcto. Lo único que debemos hacer es insertarle un titulo, un mensaje y seleccionar el tipo de error.

Los tipos de errores pueden modificar el comportamiento a la hora de introducir los datos:

• Detener: si se inserta un dato no valido, nos obliga a que insertemos un dato valido para la celda.

• Advertencia: si se inserta un dato no valido, nos informa de que no es valido, pero no nos obliga a que insertemos un dato valido.

• Información: si se inserta un dato no valido, nos  informa del dato no es valido, es como el anterior pero algo mas simple.

Taller 5 de Marzo

TALLER 2 OCTUBRE

Ejemplo de factura en Excel 2010

Una de las tareas más para las que el uso de Excel puede resultar más práctico es para la confección de facturas. Se trata de cálculos sencillos (sumas y productos, aplicación de descuentos y porcentajes), pero generalmente en gran cantidad.

Debido a su frecuente uso es muy útil diseñarse un modelo (aunque la bilioteca de plantillas de Excel trae una cuantas) y guardarlo como nuestra propia plantilla para reutilizarlo una y otra vez.

Hay algunos datos que son imprescindibles para que una factura pueda ser considerada como tal: el nombre y número de identificación fiscal tanto del cliente como del emisor de la factura, el número de la misma y la fecha. Todos esos datos los pondremos en la parte superior en dos columnas:

Al lado, escribiremos el IVA aplicable (D7), y el Dto que haremos (D8).

A continuación va el encabezado de las cuatro columnas que van a constituir nuestra factura propiamente dicha: Unidades, Descripción, Precio Unitario e Importe.

En la columna Unidades, pondremos el número de las unidades vendidas; en Descripción, una reseña del producto; en Precio Unitario, el importe por unidad y en Importe, el precio total por producto, antes de impuestos y descuentos.

Aplicado un formato de negritas y bordeados queda una cosa así:

Al final de la columna PRECIO UNITARIO, pondremos el rótulo SUBTOTAL, y debajo de éste, todos aquellos descuentos, gastos e impuestos aplicables, en la práctica: DTO e IVA.

Finalmente, el TOTAL.

Hasta aquí, tenemos hecha la estructura. Vamos a ver las fórmulas que tenemos que colocar:

En la columna IMPORTE colocamos la fórmula: Unidades vendidas X Precio unitario, o sea, en la celda D12, pondremos: = A12*C12. Como en esa fórmula se emplean referencias relativas, la copiaremos hasta la celda D29.

Para calcular el subtotal (celda D30), simplemente le damos al botón Autosuma (Σ) y marcamos el rango, o bien, escribimos: = SUMA(D12:D30).

En el descuento, multiplicamos el subtotal por el porcentaje de descuento aplicar: = D30*D8.

La base imponible la obtenemos restándole al subtotal el descuento: = D30-D31.

Sobre la base imponible, calcularemos el iva de manera análoga al descuento: =D32*D7.

Para otener el total simplemente sumamos las celdas D2 y D33, la base imponible más el IVA.

Acabamos aplicando a todas aquellas celdas que contengan cantidades monetarias el formato moneda: seleccionamos el rango D12:D34 y, dejando pulsada la tecla CTRL, el C12:C29; y desde el menú inicio > número, seleccionamos el formato Moneda.

Ya sólo quedaría rellenar la factura con los datos del vendedor y del comprador, así como, de los productos vendidos.

Enviar el documento al correo del docente:

cesarcjireh@gmail.com

Taller 26 de febrero

QUÉ ES EXCEL?

Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel, es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, CTRL+anzas, producción, etc.

 Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas. Cada hoja contiene aproximadamente 1.048.576 filas y 16.000 (A- XFD) columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente

CONCEPTOS BASICOS

Hoja de cálculo

Es una gran hoja cuadriculada formada por 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........XFD

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576

DESPLAZAMIENTO

Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO                                            TECLADO

Celda Abajo                                                  FLECHA ABAJO

Celda Arriba                                                 FLECHA ARRIBA

Celda Derecha                                              FLECHA DERECHA

Celda Izquierda                                            FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo                                              AVPAG

Pantalla Arriba                                              REPAG

Celda A1                                                      CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa          CTRL+     FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa                CTRL+     FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa                       CTRL+     FLECHA IZQUIERDA o  INICIO

Última celda de la fila activa                        CTRL+     FLECHA DERECHA

Hoja Siguiente                                              CTRL+AVPAG

Hoja Anterior                                                CTRL+REPAG

  SELECCIÓN 

Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda.

Selección de un rango de celdas

Continuas: Seleccione la primera celda y  con clic sostenido seleccione hasta la última celda.

No continuas: Mantenga presionado la tecla CTRL y luego de clic sobre cada celda.

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el puntero sobre el titulo de la columna y hacer clic sobre ella (A, B, C, D...)

Selección de una fila

Para seleccionar una fila situé el puntero sobre el titulo de la fila y de clic (1, 2, 3....)

Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el titulo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic.

FORMAS DEL PUNTERO  

En Excel el puntero del ratón puede adoptar diferentes formas.

La forma indica qué efecto tendrá en el movimiento del ratón y la acción de las teclas.

INTRODUCIR DATOS    

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

ENTER: Se valida el valor introducido en la celda

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas.

Para restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

MODIFICAR DATOS         

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar pulsaremos la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

TIPOS DE DATOS        

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

NÚMEROS

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E    €.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Ejemplo:

3,1416

4500

-8

FECHA U HORA

Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplo:

10-01-13              10 de enero del 2013

10/01/2013

TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Ejemplo:

= A2*B2

= (B3+C3)/2

FORMATO DE CELDA

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo.

Seleccione las celdas, Clic Derecho, Formato de Celdas.

• Numero

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto.

Número: permiten especificar el número de decimales, también el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos.    $4.500,00

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.  $    4.500,00

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo    0,22    22%

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.   2000        2*10³      2E3

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

·         Alineación

Alineación: Alinea el contenido de las celdas horizontal (respecto a su ancho) y verticalmente (respecto a la altura de la celda).

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal  en cualquier ángulo desde 90º

 

Control de Texto

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,  en esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido

se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de

la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán

en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de

la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del

nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.

 

 

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Se debe escoger el estilo de línea, color y  el tipo de borde (Contorno, Interior)

Tramas

permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo

Creación de series

Vamos a generar la serie con los meses del año.

• Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.
• Nos situamos en la esquina de la celda.
• Cuando aparece una cruz negra con clic sostenido nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del año de forma automática.

CREAR SERIES NUMERICAS

Con Excel es fácil crear series numéricas.

Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.

• Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.
• Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra.
• manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.

Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica

OPERADORES

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

JERARQUÍA DE LOS OPERADORES DE LOS OPERADORES

Una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

1.      Exponenciación   ^

2.      Multiplicación  * y  División /

3.      Suma +  y  resta  -

4.      Concatenar &

5.      Comparación  < , <=,  >,  >=, <>, =

ERRORES

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.