Taller 26 de febrero

QUÉ ES EXCEL?

Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel, es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, CTRL+anzas, producción, etc.

 Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas. Cada hoja contiene aproximadamente 1.048.576 filas y 16.000 (A- XFD) columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente

CONCEPTOS BASICOS

Hoja de cálculo

Es una gran hoja cuadriculada formada por 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........XFD

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576

DESPLAZAMIENTO

Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO                                            TECLADO

Celda Abajo                                                  FLECHA ABAJO

Celda Arriba                                                 FLECHA ARRIBA

Celda Derecha                                              FLECHA DERECHA

Celda Izquierda                                            FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo                                              AVPAG

Pantalla Arriba                                              REPAG

Celda A1                                                      CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa          CTRL+     FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa                CTRL+     FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa                       CTRL+     FLECHA IZQUIERDA o  INICIO

Última celda de la fila activa                        CTRL+     FLECHA DERECHA

Hoja Siguiente                                              CTRL+AVPAG

Hoja Anterior                                                CTRL+REPAG

  SELECCIÓN 

Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda.

Selección de un rango de celdas

Continuas: Seleccione la primera celda y  con clic sostenido seleccione hasta la última celda.

No continuas: Mantenga presionado la tecla CTRL y luego de clic sobre cada celda.

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el puntero sobre el titulo de la columna y hacer clic sobre ella (A, B, C, D...)

Selección de una fila

Para seleccionar una fila situé el puntero sobre el titulo de la fila y de clic (1, 2, 3....)

Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el titulo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic.

FORMAS DEL PUNTERO  

En Excel el puntero del ratón puede adoptar diferentes formas.

La forma indica qué efecto tendrá en el movimiento del ratón y la acción de las teclas.

INTRODUCIR DATOS    

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

ENTER: Se valida el valor introducido en la celda

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas.

Para restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

MODIFICAR DATOS         

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar pulsaremos la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

TIPOS DE DATOS        

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

NÚMEROS

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E    €.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Ejemplo:

3,1416

4500

-8

FECHA U HORA

Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplo:

10-01-13              10 de enero del 2013

10/01/2013

TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Ejemplo:

= A2*B2

= (B3+C3)/2

FORMATO DE CELDA

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo.

Seleccione las celdas, Clic Derecho, Formato de Celdas.

• Numero

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto.

Número: permiten especificar el número de decimales, también el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos.    $4.500,00

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.  $    4.500,00

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo    0,22    22%

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.   2000        2*10³      2E3

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

·         Alineación

Alineación: Alinea el contenido de las celdas horizontal (respecto a su ancho) y verticalmente (respecto a la altura de la celda).

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal  en cualquier ángulo desde 90º

 

Control de Texto

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,  en esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido

se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de

la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán

en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de

la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del

nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.

 

 

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Se debe escoger el estilo de línea, color y  el tipo de borde (Contorno, Interior)

Tramas

permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo

Creación de series

Vamos a generar la serie con los meses del año.

• Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.
• Nos situamos en la esquina de la celda.
• Cuando aparece una cruz negra con clic sostenido nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del año de forma automática.

CREAR SERIES NUMERICAS

Con Excel es fácil crear series numéricas.

Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.

• Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.
• Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra.
• manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.

Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica

OPERADORES

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

JERARQUÍA DE LOS OPERADORES DE LOS OPERADORES

Una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

1.      Exponenciación   ^

2.      Multiplicación  * y  División /

3.      Suma +  y  resta  -

4.      Concatenar &

5.      Comparación  < , <=,  >,  >=, <>, =

ERRORES

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.